Vacature: Office Project Assistant

Functieomschrijving

Als Office Project Assistant van het Asset management team ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van dit team. Binnen deze afdeling wordt de bouw en het operationeel beheer van de windparken opgenomen. Als administratieve duizendpoot bewaak je alle administratieve stappen in onze verschillende projecten en zorg je voor een accurate rapportering binnen het team en het bedrijf. Je staat in voor digitalisering en archivering van onze administratieve flows, zorgt voor administratieve kwaliteitsbewaking en voorziet hieromtrent een transparante interne communicatie.

Een greep uit je takenpakket:

• Je verzorgt de administratieve ondersteuningen van het Asset management team en beheert de projectdocumentatie; archivering en klassement schrikken jou niet af;
• Je bent verantwoordelijk voor het aanvragen, opvolgen en verdelen van allerhande certificaten, keuringen, attesten en contracten. Je werkt kort op de bal en legt hiervoor de nodige in- en externe contacten (leveranciers, studiebureaus, keuringsinstanties, overheidsinstellingen enz.);
• Je ondersteunt bij het beheer van de operationele data door deze te verzamelen en op te slaan. Intern ben je aanspreekpunt voor het beschikbaar maken van deze data;
• Je registreert telefonische aan- en afmeldingen van onderhoudsploegen op onze windparken;
• Je houdt mee toezicht op de operationele uitgaven van de projecten door inkomende facturen te toetsen en bestelbonnen op te maken;
• Je bent verantwoordelijk voor het opzetten van een duidelijke netwerkstructuur en een documentmanagementsysteem binnen je team en waakt er over dat dit wordt toegepast;
• Je zal samen met het team zoeken naar efficiënte werkmethodes en procedures;
• Je rapporteert aan de teamleider van het Asset Management team.

Jouw profiel

• Je hebt minimum 5 jaar ervaring als Office Project Assistant of gelijkwaardig;
• Je kan vlot het overzicht behouden over een veelheid aan data, timing en administratieve verplichtingen;
• Je beschikt over sterke organisatorische en coördinerende vaardigheden. Je stelt je stipt, kritisch, nauwkeurig en consequent (ten aanzien van deadlines) op;
• Je bent een teamspeler, snel aanspreekbaar, maar durft zelf ook spontaan de dialoog aan te gaan en communiceert op een vlotte en correcte manier;
• Een zelfstandige, verantwoordelijke en ondernemende houding typeren jou. Anderzijds weet je ook wanneer problemen en uitdagingen dienen geëscaleerd te worden;
• Je hebt een goede kennis van het Engels en het Frans (zowel mondeling als schriftelijk).

We bieden jou

• Een gevarieerde fulltime functie met veelvuldige in- en externe contacten;
• Een job die je je zelf nog verder eigen kan maken in een open en enthousiaste collegiale sfeer;
• Een marktconform salaris en een mooi pakket aan extralegale voordelen, afhankelijk van je ervaring.